一、行前手续
学生出国（境）前必须完成备案、预算流程，学生国际会议及博士访学资助申请无法代替出国备案流程。
二、会议或项目结束后通过线上 egate进行学生出国学习小结提交（在外期间科研内容说明（参加国际会议的总结报告、学术报告 PPT文档、学术论文、国际会议论文等））。
三、报销手续
1、完成决算：egate-国际交流-学生出国决算，完成egate申请决算后，获得学校资助的学生会被授权使用“学生国际交流访问”项目经费。
通过学生账号预定机票的同学，参照截图进行报销：
2、完成报销单：egate-财务服务-报销单创建-因公出国（境）单，可选择多个经费账号进行款项支出，保存提交后，研究生院、教务处审核部分需将pdf版报销单发送至studyabroad@shanghaitech.edu.cn。
注：在学校资助评审结果公布前已在系统完成预算流程的同学，无须再次提交预算；已备案、未申请预算的同学，请重新备案，经费来源选择“学校和导师”；未备案的同学请在出国前及时完成备案及后续流程。
四、博士生国际访学计划生活补贴学校发放部分要求
获得博士生国际访学计划资助的学生的生活补贴将由导师、学校间隔每月进行发放，导师发放请按照导师/学院要求准备材料；学校发放时，请于发放当月3号前邮件资助发放申请至学生国际交流邮箱studyabroad@shanghaitech.edu.cn并抄送liutt2@shanghaitech.edu.cn;导师和学院负责主管，同时将已审批的 “学生出国(校外培养)备案流程”和“学生出国预算流程” PDF文档作为附件（egate 中打开流程，右键“打印”，另存为 PDF 文件）。
研究生院每月处理一次，学生当月 3号前提交的补贴将于当月发放。